Event Support Specialist (m/w/d)

Als kompetenter Personaldienstleister bringt PERSONALHANSA seit fast 40 Jahren Menschen in Arbeit. Mit Engagement und Expertise gelingt es uns die Interessen der Bewerber und unserer Kunden bestmöglich in Einklang zu bringen. PERSONALHANSA ist Mitglied der BAP/DGB Tarifgemeinschaft. Berufsanfänger und Berufserfahrene erhalten bei uns, neben sehr guten Verdienstmöglichkeiten, attraktive und sichere Orientierungsmöglichkeiten auf dem sich ständig ändernden Arbeitsmarkt.

Wir suchen für unseren Kunden in Wiesabden einen

Event Support Specialist (m/w/d)

Hauptaufgabengebiet:

Kompetenter Ansprechpartner und sach- und fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Unit mit Innen- und Außendienst)

Erstellung und Management von Veranstaltungsdokumentation im System MAP

Recherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und Abrechnung

Überprüfung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen

Kommunikation mit Kunden (intern wie extern)

Sicherstellen und überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen

Erstellen von Reportings für Veranstaltungs-Initiatoren

Reisekostenabwicklung: Überprüfen auf Richtigkeit und Vollständigkeit

Enge Zusammenarbeit mit Event-, Finanz- und Compliance-Abteilung

Monatliche Messung der KPI-Performance und Analyse zur Optimierung von Arbeitsabläufen

Mitarbeit oder Übernahme von Sonderprojekten außerhalb der Linienaufgabe (situativ)

Schulung von neuen Mitarbeitern zum Prozess

Qualifikationen:

Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung

Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position (wünschenswert)

Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware

Kenntnisse in weiteren digitalen Tools (von Vorteil)

Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift

Prozessorientiertes und abteilungsübergreifendes Denken und Handeln

Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern

Fähigkeit, relevante Richtlinien und gesetzliche Vorgaben zu befolgen und deren Umsetzung zu gewährleisten

Hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität

Unsere Leistungen:

Vergütung mindestens nach BAP/DGB Tarifvertrag

Einsatzbedingte Zulagen und/oder Branchenzuschläge

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Arbeitszeitkonto auf Wunsch erst ab der 41. Wochenarbeitsstunde

Dauerhaft Einsätze – keine Tageseinsätze

25 % Zuschuss zum Deutschlandticket 

Übernahmeoption bei unseren Kunden

Intensive Betreuung / Beratung bei der beruflichen Weiterentwicklung